shaaterXP
21-01-2002, 01:05 AM
ركز خبراء شركة مايكروسوفت العالمية لتكنولوجيا المعلومات مؤخرا في ندوة الاعمال بمدينة أبوظبي على اهمية التعاطي مع البريد الالكتروني وضرورة فهم وتعلم ادارة برامج العمل الالكترونية تجنبا لاضاعة الوقت وضياع فرص الاعمال لعدم الرد في الوقت المناسب مما يستدعي تخصيص وقت كاف للتدريب على هذه البرامج وادخال التعليمات المناسبة في ملفات اعدادها لتخدم احتياجات كل موظف ورجل اعمال ومستخدم للانترنت·
أوضحت دراسات مسح الاعمال مؤخرا من شركة داثا كورب انترناشيونال كما أوردت صحيفة ووال ستريت المالية الاميركية المتخصصة ان رسائل البريد الاكتروني التي تم تداولها بين قطاعات الاعمال في اميركا الشمالية تجاوز تريليون رسالة الكترونية خلال عام 2001 بعد ان كان 40 مليار رسالة فقط في عام 1995 مما يعني بلا أدنى شك ان البريد الالكتروني اصبح اداة الاتصال الاساسية في قطاع الاعمال متجاوزا بذلك استخدام الهاتف والتلكس والفاكس والبريد التقليدي·
ولم يقتصر خطر واهمية البريد الالكتروني على مراسلات مؤسسات العمل الخارجية بل أصبح اداة التواصل الاساسية بين المستخدمين ومديريهم ضمن التنظيم الاداري للعمل في اي ادارة او وحدة انتاج· كما أوضحت الدراسة ان الموظف بات يقضي ساعة زمن تقريبا يوميا على مراجعة البريد الالكتروني مما يعني انه اصبح يشكل خمس فعاليات الاعمال المكتبية ذاتها اذ لم يعد يقتصر على التواصل بل شمل العمليات المباشرة المتفاعلة كتحريك فرق العمل او تحديد الاجتماعات او ترتيب خطط الانتاج·
وترفع الدراسة معدل استحواذ البريد الالكتروني على 4 ساعات للمديرين الكبار باعتبار ان اغلب مراسلاتهم وملفاتهم صارت تتم ضمن البريد الالكتروني العام والخاص لاداراتهم مما يشير الى ارتفاع مدة استخدام البريد الالكتروني مع زيادة المسؤوليات·
ان كثيرا من المديرين اليوم لا يستطيعون الاجابة او الاطلاع على كامل بريدهم الالكتروني في العمل ويتابعون ذلك في منازلهم او اثناء ركوب السيارة واثناء السفر في الطائرة او القطار وفي صالات الانتظار اثناء السفر·
وأدت التطورات الجديدة لاعتماد البريد الالكتروني الى ضرورة وجود عدد من عناوين البريد الالكتروني للمستخدم الواحد يتخصص كل منها من نوع من الاعمال اذ لابد من فصل البريد الخاص والعائلي عن بريد العمل وهكذا·
وقد اوضح خبراء شركة مايكروسوفت خلال ندوة الاعمال في ابوظبي الاهمية البالغة لتنظيم البريد الالكتروني والتفاعل معه لرجال الاعمال وضرورة فرز هذا البريد منذ اول لحظات بداية يوم العمل للتعامل مع الرسائل الالكترونية بسبب اهميتها ولهذا فقد راعت برامج ويندوز اكس الجديدة مسألة تلوين واشارات الرسائل الالكترونية وتصنيفها في الملفات والمجلدات المتنوعة منعا من اختلاطها واهمال العاجل منها، في الوقت الذي صار استلام عشرات الرسائل يوميا سمة غالبة على اغلب العاملين· وقد زاد اهمية البريد الالكتروني ظهور البريد الالكتروني اللاسلكي حاليا الوارد من شبكات الهاتف المحمول مما استدعى تفاعل الاجهزة الاتصالية والطرفية مع الكمبيوتر الشخصي بصورة تلقائية·
وظهرت اهمية البريد الالكتروني مع الازمات والكوارث العالمية وقد اكد نيكولاس جراهام الناطق الرسمي باسم مؤسسة اميركا اون لاين الاعلامية الكبرى ان شبكة الخدمات الرقمية رصدت 280 مليون رسالة الكترونية يوم 11 سبتمبر بزيادة قدرها 86 بالمائة من حجم تبادل الرسائل الالكترونية في اليوم السابق للاحداث مما يظهر تفضيل المستخدمين للبريد الالكتروني في التخاطب الجماعي على الهاتف وغيره من وسائل الاتصال·
ويلفت ايضا ان البريد الالكتروني حل متكامل للاتصال في الاعمال اذ بوسع المرسل ان يرسل رسالته باختصار شديد ورموز عملية محددة لا لبس فيها ويرفقها بملفات العمل من صور ومخططات طالبا الشروح او التعديلات او داعيا لملاحظة امور محددة فيها·
تقول نانسي فلين المديرة التنفيذية لمعهد كولومبوس لسياسات العمل الالكترونية في اوهايو ان على الموظفين استخدام البريد الالكتروني بحرفية عالية وانتباه للوقت لأنه يمكن ان يسرق وقتهم ويمنعهم من الانتاج اذا لم يتم وفق منظور وخطة واضحة خصوصا فيما يتعلق بمنع البريد الاعلامي او الترويجي او الخاص او غير الاخلاقي· ولذلك لابد من تدريب الموظفين على تقنيات استخدام برامج البريد الالكتروني مثل أوت لوك من مايكروسوفت وهناك عدة طرق لادارة البريد الالكتروني بشكل حصيف وفعال منها استخدام برامج الكترونية ذكية قادرة على منع البريد غير المرغوب او تصنيف الرسائل بحسب اهمية الموضوع او المرسل·
كما يبحث المديرون عن آليات لتحديد عدد الرسائل الخاصة الممكنة ظهورها للموظفين كما يجب تنظيم مجموعات بريد الموظفين بحسب تخصصهم ومجموعات ترفد العمل والحوار الالكتروني لتطوير العمل·
ومن النصائح التي تقدمها آن زيهرين ناشرة مجلة ثين بيبول ماجازين للقراء ومستخدمي البريد الالكتروني اولا ان يقوم المستخدم ببناء ملف العنوان والهاتف لاستخدامه الدائم في الرسائل حتى لا يحتاج دوما الى كتابة اكثر من سطرين من الرسالة الالكترونية وقصرها على الفكرة الرئيسية ثالثا الاعتماد على ملفات جاهزة لطبيعة العمل او جامعة لملف المراسلات السابقة للاطلاع والاشارة الى رقم مقطع محدد للتخلص من ضرورة تكرار كتابة موضوع او شرط معين ورابعا عدم ضرورة ارسال بريد الكتروني الى زميل في العمل قريب من المرسل بل اخباره شفهيا او بالهاتف الداخلي لتوفير حجم وعدد الرسائل الالكترونية وللتأكد من تبليغه اذ قد لا يفتح بريده الالكتروني او يكون بعيدا عن الكمبيوتر الشخصي وخامسا انشاء قوائم لجماعات العمل والمديرين والاصدقاء والمناسبات لارسال رسائل معدة مسبقا وجاهزة لفئات عديدة كثيرة الاعضاء·
ان واقع العمل الحالي في المكاتب وخارجها يتطلب من الجميع التفكير الجديد فعلا في كيفية التعامل مع بريدهم الالكتروني وتنظيمه ومراعاة فرزه وتنظيم اوقات الرد على فئات هذا البريد باسلوب فوري وعاجل ومهم وضروري وللاطلاع فيما بعد والمهمل للمحو المباشر·
أوضحت دراسات مسح الاعمال مؤخرا من شركة داثا كورب انترناشيونال كما أوردت صحيفة ووال ستريت المالية الاميركية المتخصصة ان رسائل البريد الاكتروني التي تم تداولها بين قطاعات الاعمال في اميركا الشمالية تجاوز تريليون رسالة الكترونية خلال عام 2001 بعد ان كان 40 مليار رسالة فقط في عام 1995 مما يعني بلا أدنى شك ان البريد الالكتروني اصبح اداة الاتصال الاساسية في قطاع الاعمال متجاوزا بذلك استخدام الهاتف والتلكس والفاكس والبريد التقليدي·
ولم يقتصر خطر واهمية البريد الالكتروني على مراسلات مؤسسات العمل الخارجية بل أصبح اداة التواصل الاساسية بين المستخدمين ومديريهم ضمن التنظيم الاداري للعمل في اي ادارة او وحدة انتاج· كما أوضحت الدراسة ان الموظف بات يقضي ساعة زمن تقريبا يوميا على مراجعة البريد الالكتروني مما يعني انه اصبح يشكل خمس فعاليات الاعمال المكتبية ذاتها اذ لم يعد يقتصر على التواصل بل شمل العمليات المباشرة المتفاعلة كتحريك فرق العمل او تحديد الاجتماعات او ترتيب خطط الانتاج·
وترفع الدراسة معدل استحواذ البريد الالكتروني على 4 ساعات للمديرين الكبار باعتبار ان اغلب مراسلاتهم وملفاتهم صارت تتم ضمن البريد الالكتروني العام والخاص لاداراتهم مما يشير الى ارتفاع مدة استخدام البريد الالكتروني مع زيادة المسؤوليات·
ان كثيرا من المديرين اليوم لا يستطيعون الاجابة او الاطلاع على كامل بريدهم الالكتروني في العمل ويتابعون ذلك في منازلهم او اثناء ركوب السيارة واثناء السفر في الطائرة او القطار وفي صالات الانتظار اثناء السفر·
وأدت التطورات الجديدة لاعتماد البريد الالكتروني الى ضرورة وجود عدد من عناوين البريد الالكتروني للمستخدم الواحد يتخصص كل منها من نوع من الاعمال اذ لابد من فصل البريد الخاص والعائلي عن بريد العمل وهكذا·
وقد اوضح خبراء شركة مايكروسوفت خلال ندوة الاعمال في ابوظبي الاهمية البالغة لتنظيم البريد الالكتروني والتفاعل معه لرجال الاعمال وضرورة فرز هذا البريد منذ اول لحظات بداية يوم العمل للتعامل مع الرسائل الالكترونية بسبب اهميتها ولهذا فقد راعت برامج ويندوز اكس الجديدة مسألة تلوين واشارات الرسائل الالكترونية وتصنيفها في الملفات والمجلدات المتنوعة منعا من اختلاطها واهمال العاجل منها، في الوقت الذي صار استلام عشرات الرسائل يوميا سمة غالبة على اغلب العاملين· وقد زاد اهمية البريد الالكتروني ظهور البريد الالكتروني اللاسلكي حاليا الوارد من شبكات الهاتف المحمول مما استدعى تفاعل الاجهزة الاتصالية والطرفية مع الكمبيوتر الشخصي بصورة تلقائية·
وظهرت اهمية البريد الالكتروني مع الازمات والكوارث العالمية وقد اكد نيكولاس جراهام الناطق الرسمي باسم مؤسسة اميركا اون لاين الاعلامية الكبرى ان شبكة الخدمات الرقمية رصدت 280 مليون رسالة الكترونية يوم 11 سبتمبر بزيادة قدرها 86 بالمائة من حجم تبادل الرسائل الالكترونية في اليوم السابق للاحداث مما يظهر تفضيل المستخدمين للبريد الالكتروني في التخاطب الجماعي على الهاتف وغيره من وسائل الاتصال·
ويلفت ايضا ان البريد الالكتروني حل متكامل للاتصال في الاعمال اذ بوسع المرسل ان يرسل رسالته باختصار شديد ورموز عملية محددة لا لبس فيها ويرفقها بملفات العمل من صور ومخططات طالبا الشروح او التعديلات او داعيا لملاحظة امور محددة فيها·
تقول نانسي فلين المديرة التنفيذية لمعهد كولومبوس لسياسات العمل الالكترونية في اوهايو ان على الموظفين استخدام البريد الالكتروني بحرفية عالية وانتباه للوقت لأنه يمكن ان يسرق وقتهم ويمنعهم من الانتاج اذا لم يتم وفق منظور وخطة واضحة خصوصا فيما يتعلق بمنع البريد الاعلامي او الترويجي او الخاص او غير الاخلاقي· ولذلك لابد من تدريب الموظفين على تقنيات استخدام برامج البريد الالكتروني مثل أوت لوك من مايكروسوفت وهناك عدة طرق لادارة البريد الالكتروني بشكل حصيف وفعال منها استخدام برامج الكترونية ذكية قادرة على منع البريد غير المرغوب او تصنيف الرسائل بحسب اهمية الموضوع او المرسل·
كما يبحث المديرون عن آليات لتحديد عدد الرسائل الخاصة الممكنة ظهورها للموظفين كما يجب تنظيم مجموعات بريد الموظفين بحسب تخصصهم ومجموعات ترفد العمل والحوار الالكتروني لتطوير العمل·
ومن النصائح التي تقدمها آن زيهرين ناشرة مجلة ثين بيبول ماجازين للقراء ومستخدمي البريد الالكتروني اولا ان يقوم المستخدم ببناء ملف العنوان والهاتف لاستخدامه الدائم في الرسائل حتى لا يحتاج دوما الى كتابة اكثر من سطرين من الرسالة الالكترونية وقصرها على الفكرة الرئيسية ثالثا الاعتماد على ملفات جاهزة لطبيعة العمل او جامعة لملف المراسلات السابقة للاطلاع والاشارة الى رقم مقطع محدد للتخلص من ضرورة تكرار كتابة موضوع او شرط معين ورابعا عدم ضرورة ارسال بريد الكتروني الى زميل في العمل قريب من المرسل بل اخباره شفهيا او بالهاتف الداخلي لتوفير حجم وعدد الرسائل الالكترونية وللتأكد من تبليغه اذ قد لا يفتح بريده الالكتروني او يكون بعيدا عن الكمبيوتر الشخصي وخامسا انشاء قوائم لجماعات العمل والمديرين والاصدقاء والمناسبات لارسال رسائل معدة مسبقا وجاهزة لفئات عديدة كثيرة الاعضاء·
ان واقع العمل الحالي في المكاتب وخارجها يتطلب من الجميع التفكير الجديد فعلا في كيفية التعامل مع بريدهم الالكتروني وتنظيمه ومراعاة فرزه وتنظيم اوقات الرد على فئات هذا البريد باسلوب فوري وعاجل ومهم وضروري وللاطلاع فيما بعد والمهمل للمحو المباشر·